POP – Procedimento Operacional Padrão

Gestão de Estoque de Acessórios de Informática, Monitores e Computadores

Definir diretrizes para o controle, solicitação, retirada e registro de itens do estoque de informática, assegurando organização, segurança patrimonial e rastreabilidade dos equipamentos e acessórios disponibilizados aos usuários.

• O estoque está localizado na Sala K1-S/N, ao lado da sala de telecomunicações da DTI.
• A chave encontra-se na 1ª gaveta da mesa dos estagiários, sob responsabilidade exclusiva do setor.

• A solicitação deve ser feita exclusivamente por processo no SEI.
• Após o recebimento do processo, abrir um chamado técnico para preparação do equipamento.
• Responsabilidades do técnico alocado:
  1. Preparar o equipamento conforme os procedimentos internos.
  2. Registrar no sistema que o item está pronto para retirada.
  3. Marcar o chamado como *pendente* até a retirada ser concluída.
  4. Posicionar o equipamento na área de itens prontos.
  5. Monitorar a retirada e realizar cobranças após 1 semana, se necessário (inclusive por telefone).
• Responsabilidades dos demais funcionários:
  1. Realizar a entrega ao usuário.
  2. Encerrar o chamado.
  3. Registrar os dados no livro de protocolo.
• Observações:
  1. A entrega só poderá ocorrer após todas as assinaturas no processo SEI estarem concluídas.
  2. Caso o usuário deseje escolher o equipamento antes da preparação, o funcionário que tiver no momento que o usuário vier no setor, deverá acompanhá-lo, retirar o item do estoque e colocá-lo na mesa do técnico responsável pelo chamado de preparo do equipamento.
  3. Em caso de restrição física para transporte de equipamentos, solicitar apoio ao usuário ou recorrer a terceiros (ex.: alunos ou carregador oficial do ICB).

• A solicitação deve ser formalizada via chamado técnico.
• Responsabilidades do técnico alocado:
  1. Avaliar a demanda e verificar disponibilidade.
  2. Solicitar a presença do usuário no setor.
  3. Marcar o chamado como *pendente* até a retirada.
  4. Monitorar a retirada e realizar cobranças após 1 semana, se necessário.
  5. Encerrar o chamado após 3 tentativas de contato sem sucesso.
• Responsabilidades dos demais funcionários:
  1. Acompanhar o usuário até o estoque.
  2. Garantir a entrega correta e encerrar o chamado.
  3. Registrar a saída no livro de protocolo.
• Observações:
  1. É proibido fornecer a chave do estoque aos usuários.
  2. A chave deve permanecer na 1ª gaveta da mesa dos estagiários, sob responsabilidade do setor.

• O acesso físico é restrito aos técnicos do setor.
• Toda movimentação de saída deve ser registrada.
• A chave deve permanecer dentro do setor, em local específico.

• Todo item retirado (acessório ou equipamento) deve ser registrado tanto no livro de protocolo quanto no sistema de chamadoss para se ter redundância caso ocorra alguma perda de alguma informação.
• O controle interno deve incluir:
  1. Numero do chamado → no livro de protocolo
  2. Coleta de assinatura → apenas no livro de protocolo
  3. Nome completo do solicitante e seu local de trabalho → no livro de protocolo
  4. Nome completo de quem realizou a retirada (caso seja terceiro em nome do solicitante) → no protocolo e no sistema de chamados
  5. Descrição da situação do item (novo ou usado) → no protocolo e no sistema de chamados
  6. Marca/modelo, numero de patrimônio, numero de serie, etc → no protocolo, no sistema de chamados e no processo de movimentação do SEI
  7. Especificações técnicas do equipamento (ex.: memória, disco rígido, etc) → no sistema de chamados e no processo de movimentação do SEI.